search

Как сшить документы нитками: инструкция

как сшить документы

Прошивка документов — это гарантия их сохранности, возможность избежать утраты или подмены листов. Без этой процедуры дело невозможно сдать в архив, документы передать в контролирующие и иные органы. Инструкция поможет сделать прошивку по правилам и качественно.

Какие документы нужно сшивать

Многостраничные документы, которые передаются в архив или контролирующие органы, нужно сшивать. Их можно разделить на категории:

Прошивка — кропотливый и сложный процесс, без которого трудно представить делопроизводство. Выполнять его нужно правильно и добросовестно, заботясь о прочности скрепления. Некачественная работа приведет к расформированию пакета документации, и не один лист может быть утрачен. Перед началом процесса нужно ознакомиться с рекомендациями, указывающими, как сшить документы.

Какие инструменты понадобятся

Делопроизводители крупных организаций с большим документооборотом располагают специальными станками. У менее масштабных фирм необходимости в таких приспособлениях нет. Им рекомендован набор инструментов:

Нужные инструменты подбираются в зависимости от количества листов и того, какую толщину имеет прошиваемая бумага.

Выбор ниток

Прошивать пачки документов необходимо определенными нитками. Использовать рекомендуется:

Синтетические материалы устойчивы к воздействию влажности и перепадам температур, действию многих веществ. Они подойдут для прошивки более 100 листов и долгого хранения. Для формирования пакета меньшего объема, непродолжительного хранения, передачи документов на проверку подойдут хлопчатобумажные нитки. Использовать можно обычные швейные, сложенные в три-четыре нити.

Сколько проколов делать

Дырка на томе документов может быть сделана шилом или дыроколом. Количество проколов зависит от числа листов и требований запрашивающей документ стороны. Сшивание возможно с двумя, тремя, четырьмя отверстиями. Два-три прокола делают при необходимости скрепить небольшое количество листов. Этот способ применяется также при отсутствии требований к особой защите документации.

Большее количество дырок делают при скреплении толстого пакета документов и необходимости обеспечить высокий уровень защиты. Эта схема применима к отчетности, бухгалтерской первичке и т. д. При применении обоих способов нитка пропускается через дырки несколько раз.

Выбор обложки

Стандартные обложки размером 229х324 мм применяют для листов А4. Для пакета другой величины внешние листы изготавливают вручную в зависимости от его размера. Для передачи в регистрирующие, контролирующие и прочие органы можно использовать обложки из обычного картона.

Для длительного хранения подойдет плотный бескислотный материал. Следует учитывать требование Росархива использовать для обложек только бескислотный картон. На внешних листах должны указываться реквизиты организации, количество листов и другие данные. Все сведения нужно заверять.

Правила нумерации страниц

При нумерации арабскими цифрами отмечаются листы, а не страницы. Каждый том нумеруется отдельно. При наличии на листе приклеенных элементов (фото, чеков и т. д.) он отмечается как один, но составляется опись. Номер обозначают в правом верхнем углу, он не должен задевать текст документа.

Листы с собственными номерами отмечаются в общем порядке. Страницы большого размера подшиваются за один край, нумеруются и складываются. Если документация содержит письмо, то вначале отмечается конверт, затем его содержимое.

Советы по правильному прошиванию документов

Организация должна сделать запас необходимых для прошивания документов. Обычную швейную иглу использовать не рекомендуется. Она хрупкая и тонкая, работник может получить травму. Для надежного закрепления документов на столе можно использовать зажимные струбцины. Для приспособлений и материалов нужно завести отдельную коробку, в которой они будут в сохранности.